A lista de documentos exigida para quem quer abrir uma empresa é bastante extensa e, por esse motivo, é indispensável que o empreendedor esteja atento aos detalhes na hora de regularizar seu negócio para evitar multas em caso de fiscalização. Taxas, documentos e registros são alguns dos itens que devem estar sempre em dia para evitar problemas.
Para não cair nessa armadilha, listamos abaixo quais os documentos indispensáveis para o bom funcionamento do seu negócio.
Alvará
Concedido pelo Município, é a autorização que prova a regularização do imóvel e a permissão do exercício da atividade na região, de acordo com a lei de zoneamento da sua cidade. O alvará deve ser renovado periodicamente, a cada 1 ou 2 anos, dependendo da sua região. É importante ressaltar que sem o documento a empresa pode ser fechada a qualquer momento.
CNPJ
O Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica funciona como uma espécie de ‘RG da empresa’, uma vez que sem esse documento essencial não é possível fazer nenhum trâmite legal ou transacional, como emissão de notas fiscais, por exemplo.
Inscrições estadual e municipal
Segundo a legislação brasileira, toda empresa de comércio ou indústria deve estar cadastrada junto à Secretaria da Fazenda do seu estado. A Inscrição Estadual é um registro formal realizado na Receita Estadual e liberado pela Secretaria de Fazenda do Estado, que serve para recolher e fiscalizar o pagamento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços). Ou seja, se a sua empresa comercializa qualquer tipo de produto é necessário ter esse registro. É importante lembrar que as regras variam de estado para estado e, em algumas localidades, essa documentação pode até mesmo ter outro nome.
Já a Inscrição Municipal registra os prestadores de serviço, inclusive os autônomos, está vinculada ao cadastro municipal do contribuinte e possui relação direta com o ISS (Imposto Sobre Serviço).
Mas, afinal, qual a diferença entre inscrição estadual e inscrição municipal? A diferença entre os documentos é que a inscrição estadual está atrelada diretamente ao governo estadual enquanto a inscrição municipal está associada à prefeitura. Outro ponto importante é que a inscrição estadual se destina exclusivamente a empresas que comercializam produtos e a inscrição municipal a empresas que prestam serviços.
RAIS
A Rais (Relação Anual de Informações Sociais) é uma declaração anual que informa ao Ministério do Trabalho e Emprego as contratações realizadas pela empresa nesse período. É usada para controlar as atividades trabalhistas no país.
Mesmo que a sua empresa não tenha realizado contratações durante o ano, é preciso declarar a RAIS Negativa, contendo apenas os dados cadastrais do estabelecimento. Apenas os empreendedores individuais que não fizeram contratação ao longo de um ano podem se isentar de apresentar o documento.
Mas, como fazer a declaração de RAIS? A Relação Anual de Informações Sociais pode ser feita via internet, no site do Ministério do Trabalho e Emprego, utilizando o certificado digital do responsável pela entrega. Em caso de o documento não ser enviado, a empresa pode ser multada. A taxa da multa é calculada pelos dias de atraso e quantidade de empregados omitidos.
Caged
O Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) é uma outra forma de controle mensal feita pelo Ministério do Trabalho e Emprego sobre os trabalhadores admitidos e demitidos nesse período.
Todos os empregadores que admitirem, desligarem ou transferirem trabalhadores regidos pela CLT devem preencher o formulário do Caged e enviá-lo, até o dia 07 do mês consecutivo, pelo site do MTE.
Livros Contábeis
Os livros contábeis são documentos essenciais de registros da empresa e devem constar todas as informações, como: livro diário, razão, entradas e saídas. No primeiro documento, o livro diário, deve conter todas as movimentações da empresa como compras e vendas, pagamentos e recebimentos. O livro razão deve enumerar as movimentações da empresa por tipo de pagamento. Já as entradas e saídas, como o próprio nome já diz, registram as compras de estoque e venda de produtos.
É importante lembrar que todos os registros nos livros contábeis devem ser realizados com a máxima atenção possível, pois esses balanços normalmente são encaminhados para fiscalização, ou seja, não podem se contradizer de forma alguma.
Guias de recolhimento
A Guia de Recolhimento do FGTS, outro documento que deve estar sempre em mãos, deve ser preenchida mensalmente no site da Receita Federal. É importante também manter em dia as contribuições previdenciárias, como INSS e Guia da Previdência, essa última que comprova o pagamento anual da contribuição sindical.
Fonte: Jornal Contábil
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DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇO
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O CONTRATANTE declara e garante possuir capacidade jurídica para celebrar este contrato, devendo ter a maioridade civil de 18 anos e ser capaz para contratar.
Para a validade do presente contrato o cadastro do CONTRATANTE deverá ter sido preenchido com todas as informações necessárias.
Quando do cadastramento o CONTRATANTE usará o seu e-mail pessoal para acesso (“login”) e uma senha (“password”), e informará todos os dados necessários, responsabilizando-se civil e criminalmente pelas informações prestadas, autorizando o CONTABFÁCIL a confirmar os dados utilizando, se necessário, de terceiros, para a devida validação dos dados cadastrais.
O objeto do presente é a contratação de serviços contábeis 100% (cem por cento) on line, dentro daqueles previamente oferecidos no site da CONTRATADA para atender a necessidade do ora CONTRATANTE e USUÁRIO mediante a paga dos serviços, taxas e comissão.
Com o aceite ficará pactuado o contrato de prestação de serviço com as condições, preço e obrigações narradas abaixo.
PRAZO. O prazo do contrato será indeterminado, com pagamento mensal e no caso da intenção da rescisão ou interrupção, deverá o CONTRATANTE expressar sua intenção pelo canal oferecido no site, com o prazo de aviso prévio de 30 dias.
PRESTAÇÃO DO SERVIÇOS. Os serviços técnicos contábeis serão prestado por NSI Contabilidade Ltda. (NSI) a qual está devidamente cadastrada junto ao CRC e possui qualificação técnica para tanto.
GARANTIA. Toda garantia do serviço será prestada diretamente pela empresa acima, responsável técnico, não se responsabilizando o CONTABFÁCIL pela realização do serviço e dependerá sempre das informações prestadas pelo CONTRATANTE.
DO VALOR. Todo e qualquer pagamento dos serviços contratados deverá ser realizado diretamente para o CONTABFÁCIL na forma disponibilizada no link: www.contabfacil.com.br
SISTEMA PAGSEGURO. Quando da contratação do serviço o usuário ora CONTRATANTE realizará o pagamento do valor orçado no campo “Valor a Pagar”.
Na hipótese do serviço não ser concluído, os valores retornarão parcialmente para o CONTRATANTE, sendo que dentro dos primeiros 7 dias, serão estornados integralmente e após este prazo será estornado o valor do serviço, retendo a taxa de pagamento em razão da contratação de terceiros.
Não ocorrendo o pagamento, seja por qualquer motivo, o cadastro do CONTRATANTE será suspenso e o serviço interrompido, devendo os prejuízos ser ressarcidos.
O CONTABFÁCIL não é responsável por qualquer informação prestada pelos usuários do site, mesmo na hipótese de tal informação ser difamatória, uma vez que não monitora ou exerce censura no conteúdo lançado e cadastrado por seus usuários, devendo sempre imperar a conduta da boa-fé e da confiabilidade nos exatos termos do Termo de Uso e Politica de Privacidade.
No entanto, constatando o abuso, poderá o CONTABFÁCIL remover, deletar ou restringir o acesso ao site, após considerar que o conteúdo viola o presente contrato.
Havendo necessidade, após qualquer parte se sentir prejudicada, seja a que título for, o CONTABFÁCIL deixa aberto canal de comunicação contato@contabfacil.com.br onde poderá receber notificações, queixas e até mesmo sugestões.
Os serviços solicitados deverão ser descritos com exatidão, podendo a critério do CONTABFÁCIL ser solicitado maiores detalhes técnicos ou ser excluído por falta de dados.
O usuário aceita e concorda, se necessário, fornecer dados e informações técnicas contábeis quando solicitado pelo prestador de serviço, sempre usando os canais de comunicação do site.
Após a realização do serviço o CONTRATANTE poderá ofertar seu comentário através do endereço de comunicação contato@contabfacil.com.br.
DAS CONDIÇÕES DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇO.
1. O CONTRATANTE reconhece e esta ciente que o CONTABFÁCIL realiza tão somente, através de seu site, os serviços contábeis lá ofertados, não participando de nenhum Contrato de Serviço direto com o usuário tomador de serviço, não exercendo nenhum vinculo empregatício e não tem poderes e nem garante a veracidade das informações prestadas pelos CONTRATANTES usuários e prestadores de serviços.
2. O presente termo esta fundamentado no que dispõe as resoluções 942/2002 e 987/2003 do Conselho Federal de Contabilidade.
3. DAS OBRIGAÇÕES DO CONTRATANTE:
O CONTRATANTE é exclusivamente responsável pelas obrigações fiscais e tributários, originadas da presente relação comercial.
A remuneração contratada deverá ser paga exclusivamente através da plataforma do CONTABFÁCIL.
A rescisão do contrato poderá ocorrer a qualquer momento, desde que concedido o aviso prévio de 30 dias, responsabilizando-se a parte denunciante aos eventuais prejuízos ocasionados.
É de inteira responsabilidade do CONTRATANTE a atualização de seus dados e cadastros realizados no site do CONTABFÁCIL
Deverá mensalmente:
a) anexar no site as informações solicitadas;
b) acessar o site e baixar as guias para pagamento dos impostos.
a eventualidade do site estar fora do ar é responsabilidade do CONTRATANTE enviar a documentação em tempo hábil pelo e-mail contato@contabfacil.com.br.
A guarda dos documentos físicos em conformidade com a legislação vigente é de responsabilidade do CONTRATANTE.
O CONTABFÁCIL não se responsabiliza pelo pagamento dos impostos do CONTRATANTE, nem por eventuais multas e juros decorrente do atraso do envio das informações por parte o CONTRATADO.
4. DAS OBRIGAÇÕES DO CONTRATADO:
O CONTRATADO se compromete a disponibilizar as guias de pagamento dos impostos em até 10 dias após o upload das informações por parte do CONTRATANTE. Ressalta-se que, caso esse prazo seja insuficiente para cumprir os prazos legais de vencimento dos tributos, o CONTRATANTE será o único responsável pelo pagamento das multas e juros por atraso no pagamento do imposto. Qualquer esforço por parte do CONTRATADO para entregar as guias antes do prazo referido não se constitui em obrigação futura, sendo mera liberalidade do mesmo
O CONTRATADO se obriga a fornecer ao CONTRATADO optante pelo Simples Nacional o Balanço Anual até o dia 31 de março do ano subsequente.
O CONTRATADO se responsabiliza pela entrega das obrigações acessórias descritas abaixo dentro do prazo legal, desde que o CONTRATANTE envie as informações necessárias em tempo hábil.
• MEI:
o Declaração Anual do MEI (DASN/SIMEI)
o Informe de rendimentos
o RAIS negativa
o GFIP sem movimento
• Simples Nacional:
o GFIP sem movimento ou com pró-labore
o Declaração Anual do Simples Nacional (DASN)
o RAIS Negativa
o DeSTDA, se necessário
o Balanço Patrimonial e DRE
o Informe de rendimentos
• Lucro Presumido:
o GFIP sem movimento ou com pró-labore
o DCTF
o EFD Contribuições
o ECD
o ECF
o RAIS Negativa
o Balanço Patrimonial e DRE
o Informe de rendimentos
• Médicos e Autônomos:
o Arquivo do carnê-leão a ser importado na Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física (DIRPF)
Em nenhum caso está incluída a entrega da Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física (DIRPF).
5. Não terá validade nenhum outro acordo ou acertos que eventualmente for mantido fora deste contrato.
6. O presente contrato apresenta todo entendimento havido entre as partes, cancelando quaisquer discussões ou acordos verbais mantidos anteriormente.
7. O CONTRATANTE consente a utilização do correio eletrônico/e-mail fornecido e cadastrado como único meio de comunicação entre as partes e para o envio de notificações relacionadas ao presente contrato.
8. A não conclusão de qualquer parte deste contrato não constitui renúncia ao direito e não deve afetar o direito de exercê-la posteriormente.
9. É expressamente vedado a cessão do presente contrato mesmo que parcial.
10. Na eventualidade de parte do presente contrato for considerada ilegal, inválida, ou inexequível, pela lei aplicável ou decisão judicial, as demais cláusulas e condições permanecerão inalteradas.
11. Para dirimir eventuais controvérsias ou dúvidas a respeito do presente contrato fica eleito o foro da cidade de São Paulo, Capital.
Contato com o CONTABFÁCIL para esclarecimento de dúvidas:
Qualquer dúvida em relação à nossa política de privacidade pode ser esclarecida entrando em contato conosco.
Envie um email para: contato@contabfacil.com.br
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